Containerbegrippen

Voorjaar! Tijd om op te ruimen. Tijdens zo’n opruimbui kwam ik jaren geleden een instructievideoband tegen over vergaderen. Helaas beschikte ik niet meer over een videorecorder, maar ik kon me nog goed herinneren waar die over ging. Ik zie nog John Cleese een vergadering voorzitten en het agendapunt ‘communication’ aankondigen. Als reactie daarop kwamen de deelnemers aan het overleg in actie om er blijk van te geven dat ze zich goed hadden voorbereid. De een begon een proefexemplaar uit te delen van een nieuwe bedrijfskrant, de ander een beleidsnota over de wijze waarop invulling moet worden gegeven aan communicatie binnen de organisatie en nog een ander was in de weer met een powerpoint presentatie. De boodschap was helder: zorg voor een agenda waaruit blijkt wat de aanleiding is om een punt te bespreken, maar wees vooral ook duidelijk over wat het doel is van de bespreking. Een andere les die kan worden getrokken uit het gebruik van een containerbegrip als communicatie, is dat dit niet bepaald bijdraagt aan de verbetering van de situatie. Hoe los je namelijk het probleem van het ‘niet goed communiceren’ tussen twee afdelingen op? Zo iets is niet op te lossen, anders dan schieten met hagel. Om John Cleese-achtige toestanden te voorkomen is het zeer aan te bevelen gewoon te zeggen wat er speelt. Twee leidinggevenden die elkaar het licht niet in de ogen gunnen en daarom hun medewerkers verbieden het werk op en met elkaar af te stemmen, kun je namelijk wel adequaat aanpakken. 

‘We hebben meer informatie nodig’, liet een ondernemingsraad ooit zijn bestuurder weten. Die gaf echter geen krimp, wat de raad ertoe aanzette een advocaat in te huren om die informatie los te peuteren. De advocaat deed zijn werk en de rechter stelde de ondernemingsraad in het gelijk. Van de advocaat hoorde ik later dat kort daarop een grote vrachtauto een pallet met papier thuis bij de voorzitter van de ondernemingsraad afleverde. In een begeleidend briefje kon de geadresseerde lezen dat de ondernemer er vanuit mocht gaan dat hij hiermee in ruime mate voldaan had aan het verzoek van de raad……