‘Ik vergader, dus ik ben’

Jaren geleden, in het tijdperk van de vaste telefoon, werd tijdens een korte kennismakingsronde de naam van een medewerker omgeroepen. Na nog een oproep liet mijn begeleider me weten: ‘Je wordt gezocht, dus ben je belangrijk!’. Er aan toevoegend dat hij zich niet aan de indruk kon onttrekken dat betreffende collega hier zelf de hand in had. 

Geldt dat ook niet voor vergaderen? Een onderzoeker schatte de kosten van vergaderen in Nederland nog niet zo lang geleden al op zo’n 14 miljard euro per jaar. Tegenover elkaar klagen we er over, maar toch vergadert de gemiddelde werknemer zo’n kwart van zijn werktijd. Ook hier lijkt op te gaan: ‘ik ben in bespreking, dus ik ben belangrijk’. 

We accepteren een uitnodiging daarom maar al te graag, ook zonder duidelijke aanleiding of doel. En daar zit je dan weer:
‘Hey Janine, wat doe jij hier, Carole zou toch komen?’. 
‘Klopt, maar die is erg druk en vroeg mij te gaan. Kan het zijn dat zij de agenda niet heeft gekregen?’.
‘Agenda? Ach, die stellen we aan het begin altijd samen vast’.
‘Enig idee hoeveel mensen er komen?’
‘Mwah…’
En collega’s niet uitnodigen moet je ook maar durven.
‘Uiteraard moeten die er bij zijn. En zet hem voor de zekerheid ook maar op de lijst. En ach, zij zit er meestal ook bij, dus…’

Less is more. Als iedereen zich bij een uitnodiging nou eens afvraagt: ‘Wat gaat er mis als ik niet ga?’ En als de initiatiefnemers zich eens achter de oren krabben: ‘Wie hebben we nodig voor een goed resultaat?’ Dan kan die 14 miljard vast wel met de helft verminderd worden.

Gelukkig doen we dat in OR-land veel beter. Daar overleggen we toch nooit met de bestuurder zonder dat daar een dringende of dwingende reden toe is?

‘Onze bestuurder is nooit voorbereid,’ verzuchtte laatst een ondernemingsraad zeer verontwaardigd en in koor. Het beeld werd geschetst van een man die - door zijn toegewijde en multitaskende secretaresse - net voor het betreden van de vergaderruimte de stukken onder zijn arm gestopt krijgt. Voordat ik het wist, liet ik me ontglippen: ‘Hoe bereiden jullie zelf die vergaderingen eigenlijk voor?’ En stil dat het werd…