Een ondernemingsraad krijgt veel dossiers tegelijk op het bord. Reorganisaties, arbo, personeelsbeleid, duurzaamheid, digitalisering, noem maar op. Alles zelf in de plenaire OR behandelen werkt op een gegeven moment niet meer. Dan is het tijd om commissies in te stellen. In dit artikel lees je welke soorten OR commissies er bestaan, wat de voordelen en nadelen zijn, en welke tips en tricks het verschil maken tussen een commissie die floreert en een commissie die stil valt. Ook leggen we uit welke OR training of OR cursus helpt om je commissieleden snel op niveau te krijgen.
Welke OR commissies zijn er?
De Wet op de ondernemingsraden (WOR), artikel 15, noemt drie soorten commissies. Elke soort heeft zijn eigen rol.
Een voorbereidingscommissie pakt een specifiek onderwerp op om de OR voor te bereiden. Denk aan een commissie die zich verdiept in een aanstaande fusie en de OR helpt om een stevig advies te geven. Zodra het onderwerp is afgerond, stopt de commissie.
Een vaste commissie behandelt een vast aandachtsgebied voor onbepaalde tijd. Bekende voorbeelden zijn de VGWM commissie (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu), de financiële commissie, de commissie personeelsbeleid of een commissie sociaal beleid. De vaste commissie is het ‘’werkpaard van veel ondernemingsraden.
Een onderdeelcommissie behartigt de medezeggenschap voor een specifiek bedrijfsonderdeel, bijvoorbeeld een locatie, een afdeling of een divisie. De OR kan bevoegdheden overdragen aan de onderdeelcommissie, die dan functioneert alsof het een OR is voor dat deel van de organisatie.
De OR kan ook een commissie oprichten met alleen OR leden en deze als werkgroep beschouwen. We noemen het dan vaak hetzelfde maar er is geen instellingsbesluit nodig en formeel gezien heeft de commissie geen mandaat. In de praktijk gebeurt dit vaak onder verschillende namen. Denk aan ‘aandachtsfunctionarissen’, ‘aandachtsgebieden’, ‘werkgroep’. Uiteindelijk gaat het vaak om hetzelfde, zorgen dat er efficiënt en effectief geword als OR.
Voordelen van OR commissies
Commissies hebben veel te bieden, mits je ze goed inricht. De belangrijkste voordelen zetten we op een rij.
Je verdeelt de werklast. In plaats van dat alle OR leden zich tegelijk over één dossier buigen, duikt een groepje van drie of vier OR collega’s erin. Dat is efficiënter en vaak ook inhoudelijk beter.
Je bouwt dan ook gelijk specialisme op want je kan je echt verdiepen in een onderwerp. Commissieleden krijgen meer tijd en scholing voor hun onderwerp en worden daardoor serieuze gesprekspartners voor de bestuurder, de HR directeur of de arbodienst.
Je vergroot het draagvlak want ook medewerkers van buiten de OR mogen in een commissie zitten. Daarmee betrek je meer collega’s bij de medezeggenschap en haal je actuele signalen uit de organisatie binnen.
Je benut wettelijke faciliteiten want leden van een vaste of onderdeelcommissie hebben recht op minimaal drie scholingsdagen per jaar en uren om de taak uit te voeren. Gebruik ook het scholingsrecht om met een gerichte OR opleiding of OR cursus de commissie slagvaardig te maken.
Nadelen en valkuilen van OR commissies
Commissies leveren veel op, maar er zijn ook valkuilen. Het is goed om ze te kennen voordat je aan de slag gaat.
De regie raakt versnipperd. Als vier commissies tegelijk met de bestuurder schakelen, weet niemand meer wie waarover praat. Zonder heldere afspraken lekt er informatie weg of zitten er gaten in het dossier.
De commissie gaat op de stoel van de OR zitten. Een commissie mag adviseren en voorbereiden, maar de formele besluiten blijven bij de OR. Als dat onduidelijk is, ontstaat er wrijving in de groep.
Te weinig scholing. Een commissie die het arbo beleid moet beoordelen zonder dat de leden de Arbowet en de RI&E kennen, loopt vast. Zonder gerichte OR training wordt de commissie kwetsbaar.
Onvoldoende terugkoppeling. Een commissie werkt voor de OR, dus de OR moet weten wat er speelt. Zonder vaste rapportage en duidelijke afspraken over mandaat en escalatie zakt de kwaliteit van de besluiten snel in.
Tips en tricks voor succesvolle OR commissies
Wil je dat je commissies echt gaan leveren? Deze tips maken het verschil.
Leg het instellingsbesluit zorgvuldig vast als er een formele commissie opgericht gaat worden. Noteer de taak, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze. Dit voorkomt later gedoe en helpt nieuwe leden om snel in te stappen.
Stel per commissie een jaarplan op. Wat zijn de speerpunten, wanneer rapporteer je aan de OR, welke overlegmomenten plan je met de bestuurder of de arbodienst? Een jaarplan voorkomt dat commissies alleen reactief werken.
Werk met vaste agendapunten in de OR vergadering. Zo houdt de OR voeling met wat er in de commissies speelt en kun je tijdig bijsturen.
Betrek niet OR leden strategisch. Kies specialisten uit de organisatie, bijvoorbeeld een controller voor de financiële commissie of een preventiemedewerker voor de VGWM commissie. Zij brengen praktijkkennis en een nieuw netwerk mee.
Investeer in scholing vanaf het begin. Een goede OR training voor nieuwe commissieleden, gevolgd door een verdiepende OR cursus op het specifieke thema, is bijna altijd een versneller. Je voorkomt daarmee dure fouten en haalt sneller rendement uit de medezeggenschap.
Evalueer jaarlijks. Werkt de commissie nog voor de organisatie en voor de OR? Pas het instellingsbesluit of de samenstelling aan als dat nodig is. En onthoud natuurlijk dat een commissie een middel is en geen doel op zich.
Volgende stap
Wil je commissies slim inrichten of bestaande commissies een nieuwe impuls geven? Een op maat gemaakte OR training of OR opleiding van Danthe helpt jullie in een paar dagen van theorie naar praktijk. We combineren de wet, de Danthe methode en casussen uit jullie eigen organisatie, zodat jullie direct na de training aan de slag kunnen.