Pilots komen binnen ondernemingen regelmatig voor. Ze worden gebruikt om bijvoorbeeld een bepaalde manier van werken te onderzoeken en te testen of dit in de praktijk ook goed werkt. Het begrip ‘pilot’ komt niet voor in de Wet op de Ondernemingsraden en zorgt vaak voor onduidelijkheid of een pilot nu wel of niet instemmings– of adviesplichtig is.
Wanneer is een pilot een pilot?
Een pilot betreft een verandering voor een afgebakende periode en de veranderingen is tijdelijk (de wijziging moet dus omkeerbaar zijn). Een pilot heeft hiernaast ook een doel, we onderzoeken immers of iets beter werkt of juist niet. Bij een pilot moet van te voren duidelijk zijn wat we onderzoeken en ook waar we aan het einde van de pilot op gaan evalueren. Als de OR betrokken is bij de pilot dan is een belangrijk punt om te bespreken wanneer de evaluatie plaatsvindt, de wijze waarop dit gedaan gaat worden en wie er betrokken zijn bij de evaluatie. Een goed uitgevoerde pilot kan veel informatie opleveren en zorgen dat een wijziging zorgvuldig ontwikkeld en ingevoerd kan worden.
Wanneer is er sprake van advies of instemmingsrecht bij een pilot?
Een pilot is instemming- dan wel adviesplichtig als de wijziging een onderwerp betreft dat normaal gesproken onder één van deze twee rechten zou vallen en als de (personele) gevolgen groot zijn, er onomkeerbare gevolgen zijn of als de pilot automatisch in een definitief besluit veranderd. Een ingrijpende wijziging die de hele organisatie raakt zal dus formeel langs de OR moeten. Een wijziging van de manier waarop met overuren omgegaan wordt bij een beperkt aantal mensen, voor een korte periode, die hier vrijwillig aan meewerken hoeft mogelijk niet langs de OR. Maar ook dan is het nuttig om de pilot te bespreken en samen te bepalen hoe deze het beste uitgevoerd en geëvalueerd kan worden.
Tips & tricks
- Definieer samen duidelijke doelstellingen voor de pilot. Wat wil je bereiken en wat gaan we meten?
- Neem de tijd om de belanghebbenden te identificeren en betrek alle relevante belanghebbenden bij de pilot. Je zal niet de eerste zijn die een groep mensen over het hoofd ziet die indirect geraakt worden door de pilot.
- Communiceer helder over het doel en de mogelijke voordelen van de pilot aan alle betrokkenen. Zorg voor makkelijke communicatiekanalen voor feedback en vragen tijdens de pilot.
- Wees bereid om tussentijds aanpassingen aan de pilot aan te brengen op basis van feedback en nieuwe inzichten en zorg ervoor dat deze besproken worden door bestuurder en OR.
- Maak afspraken over wanneer er rapportages gemaakt worden om de voortgang van de pilot te documenteren. Uiteraard evalueren we het succes van de pilot aan het einde om te bepalen of verdere implementatie gerechtvaardigd is maar bij langere pilots is het ook nuttig om tussentijds evaluatiemomenten in te bouwen.
- Bepaal een moment na de eindevaluatie van de pilot waarop de beslissing over de verdere uitrol of aanpassing van de geteste ideeën of processen genomen gaat worden en zet deze op de agenda van het overleg tussen OR en bestuurder.