Een OR die niet over de juiste informatie beschikt, kan zijn rol niet goed vervullen. De WOR verplicht de bestuurder daarom tot het verstrekken van een breed scala aan informatie zowel structureel als op verzoek. Weten welke informatie je als OR hebt recht op, is de eerste stap naar effectieve medezeggenschap.
Jaarlijkse informatieplicht
De bestuurder is verplicht de OR minimaal eenmaal per jaar — in de zogeheten ‘informatievergadering’ — te informeren over de volgende onderwerpen:
- Financiële situatie: de resultaten van het afgelopen jaar, de liquiditeitspositie, de begroting voor het komende jaar en de investeringsplannen
- Verwachte gang van zaken: de strategie, de marktpositie en de vooruitzichten van de organisatie
- Personeelsbeleid: het gevoerde en te voeren beleid op het gebied van werving, beloning, scholing, doorstroom en uitstroom
- Arbeidsomstandigheden en verzuim: de cijfers over ziekteverzuim, arbeidsongevallen en de maatregelen die worden getroffen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren
Informatie op verzoek
Naast de jaarlijkse informatieverstrekking kan de OR altijd aanvullende informatie opvragen die noodzakelijk is voor zijn taakvervulling. Dit is breed: als de OR een adviesaanvraag beoordeelt, mag hij alle relevante documenten opvragen die nodig zijn om een goed oordeel te kunnen vormen.
De bestuurder moet hieraan redelijkerwijs voldoen. Hij mag informatie weigeren als dit in strijd is met een zwaarwegend bedrijfsbelang, maar dit is een uitzondering.
Informatie bij advies- en instemmingstrajecten
Bij een adviesaanvraag (artikel 25 WOR) is de bestuurder verplicht de OR te voorzien van: – Een duidelijke omschrijving van het voorgenomen besluit – De beweegredenen – De te verwachten gevolgen voor medewerkers – De maatregelen om die gevolgen op te vangen
Bij een instemmingsaanvraag (artikel 27 WOR) moet de bestuurder de OR de volledige tekst van de regeling aanleveren, inclusief de motivering.
Geheimhouding
De bestuurder kan bij het verstrekken van vertrouwelijke informatie geheimhouding opleggen. OR-leden mogen die informatie dan niet delen buiten de OR. Dit is een serieuze verplichting: schending van geheimhouding kan leiden tot sancties.
Tegelijkertijd mag geheimhouding niet worden misbruikt om de OR buiten spel te zetten. Als de OR van mening is dat te veel informatie onder geheimhouding wordt geplaatst, kan hij dit aankaarten bij de bestuurder of — in laatste instantie — bij de rechter.
Financiële informatie: dieper ingaan
Veel OR’en vinden financiële stukken lastig te beoordelen. Toch is financieel inzicht essentieel voor een goede adviserende rol. De OR heeft het recht om uitleg te vragen bij financiële documenten en mag een externe financieel adviseur inschakelen op kosten van de werkgever. Cursussen ‘Financiën voor de OR’ kunnen ook helpen.
Personeelsinformatie
Personeelsinformatie die de OR periodiek zou moeten ontvangen, omvat onder meer: – Totale personeelsomvang en verdeling over afdelingen – Verloop (in- en uitstroom) – Ziekteverzuimcijfers (uitgesplitst per afdeling indien relevant) – Gebruik van flexibele arbeid (uitzendkrachten, zzp’ers) – Stand van zaken rondom openstaande vacatures
💡 Tip voor de OR: Vraag als OR structureel om een vast format voor financiële en personeelsinformatie. Zo ontvang je elk kwartaal of jaar vergelijkbare gegevens, kun je trends signaleren en ben je beter voorbereid op advies- en instemmingsvragen. Weten wat te doen met al die informatie? Een training voor de ondernemingsraad kan helpen.