Een van de rechten waar de OR veel invloed mee kan verkrijgen is naast het adviesrecht het instemmingsrecht. De bestuurder moet dan een instemmingsaanvraag indienen bij de OR. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht als de bestuurder een voorgenomen besluit neemt over een aangelegenheid die benoemd staat in hoofdstuk 4 artikel 27 lid 1 van de wet op de ondernemingsraden (WOR). Het instemmingsrecht gaat veelal over regelingen. Regelingen die vaak veel impact hebben op de medewerkers binnen de organisatie. Instemming moet bijvoorbeeld gevraagd worden bij het vaststellen, veranderen en intrekken van regelingen inzake de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reintegratiebeleid. Ook wijzigingen van regelingen voor bijvoorbeeld personeelsbeoordeling en personeelsopleiding en de arbeidstijdenregeling zijn instemmingsplichtig.
Als startende ondernemingsraad is het soms even zoeken hoe een instemmingstraject nu precies werkt en welke stappen je als OR moet volgen. Om jullie hierbij te helpen staan hieronder de standaard stappen om te volgen. Uiteraard is een en ander afhankelijk van het onderwerp, de relatie tussen bestuurder en de OR en het type OR dat jullie zijn. In grote lijnen zijn de stappen als volgt:
- De bestuurder kondigt tijdens een overleg aan aan dat er een instemmingsaanvraag in ontwikkeling is
- Indiening van de aanvraag
- Zorg ervoor dat de bestuurder de instemmingsaanvraag en de bijbehorende regeling schriftelijk indient.
- Reactie termijn
- Bespreek samen met de bestuurder wat een redelijke termijn is, rekening houdend met de mogelijkheid dat u extra informatie nodig heeft of de achterban wilt raadplegen. Sommige instemmingsaanvragen kunnen zeer snel afgehandeld worden door de OR en anderen vragen nu eenmaal meer tijd.
- Oordeelsvorming over de instemmingsaanvraag
- Beoordeel het instemmingsverzoek op de volgende punten:
- De redenen voor het voorgenomen besluit.
- De huidige situatie en ervaringen met de huidige regeling.
- De argumenten voor vaststelling, wijziging of intrekking.
- De voorgestelde regeling en de gevolgen voor de organisatie en collega’s.
- Hoe de uitvoering van het besluit is geregeld en hoe de OR hierbij betrokken gaat worden.
- Raadpleging van Werknemers
- Neem eventueel contact op met werknemers die te maken krijgen met de (nieuwe) regeling en vraag naar hun mening. Gebruik deze input bij de bespreking van het instemmingsverzoek.
- Beoordeel het instemmingsverzoek op de volgende punten:
- Overlegvergadering
- Er moet ten minste in één overlegvergadering gesproken zijn over de voorliggende instemmingsaanvraag voordat de OR schriftelijk op de instemming reageert. Tijdens dit gesprek kan de OR nog extra verhelderende vragen stellen en de positie van de OR toelichten aan de bestuurder.
- Besluitvorming
- Bepaal in de eigen vergadering of de raad wel of niet zal instemmen met het verzoek en stel gezamenlijk de argumenten van de OR vast. Indien de OR niet wil instemmen is het vaak wel mogelijk om aan te geven wat er anders geregeld moet worden zodat de OR bij de volgende instemmingsaanvraag over dit onderwerp wel kan instemmen.
- Reactie op de instemmingsaanvraag
- Het schriftelijke antwoord op de instemmingsaanvraag moet duidelijk aangeven of de OR wel of niet instemming verleend. Hierbij geeft de OR dan ook gelijk zijn argumenten en overwegingen aan.
- Nietigverklaring
- Als OR en bestuurder er echt niet uitkomen nadat de OR niet heeft ingestemd dan kan de OR de eventuele invoering of afschaffing van een regeling blokkeren met een schriftelijke verzoek tot nietigverklaring. De bestuurder is dan verplicht zijn voorgenomen besluit in te trekken of aan de kantonrechter te vragen om de redelijkheid van het besluit de OR te toetsen.