OR Jaarverslag: wat moet erin staan en hoe maak je het goed?
Het OR jaarverslag is een wettelijke verplichting, maar het is veel meer dan een administratief document. Een goed jaarverslag laat zien wat de OR heeft bereikt, bouwt vertrouwen op bij de achterban en geeft de OR een podium in de organisatie. In dit artikel lees je wat er in het jaarverslag moet staan, hoe je het aantrekkelijk maakt en hoe je het inzet als communicatiemiddel.
Waarom heeft de OR een jaarverslag?
De Wet op de Ondernemingsraden verplicht de OR om een jaarverslag op te stellen. In artikel 14 lid 2h WOR staat dat de OR in zijn reglement moet vastleggen hoe het jaarverslag bekend wordt gemaakt aan de achterban en de bestuurder. Het jaarverslag is dus geen vrijblijvende activiteit, het hoort bij de basisverplichtingen van een goed functionerende OR.
Maar los van de wettelijke verplichting is het jaarverslag ook gewoon slim. Veel medewerkers weten niet goed wat de OR doet. Het jaarverslag is dé kans om dat te veranderen. Door helder te laten zien wat de OR het afgelopen jaar heeft bereikt, vergroot je het draagvlak voor de OR en laat je zien dat jullie het werk serieus nemen.
Wat moet er in het OR jaarverslag staan?
Een volledig OR jaarverslag bevat de volgende onderdelen.
Samenstelling van de OR
Welke leden zitten er in de OR? Wie is voorzitter, wie is secretaris en wie bekleedt welke andere functie? Zijn er leden aangetreden of afgetreden in het afgelopen jaar? Dit zijn de huishoudelijke mededelingen die de basis vormen van elk jaarverslag.
Overzicht van de vergaderingen
Hoeveel keer heeft de OR vergaderd? Hoeveel overlegvergaderingen zijn er geweest met de bestuurder? Waren er extra bijeenkomsten, werkgroepen of commissievergaderingen? Een compact overzicht geeft de achterban een beeld van de inspanning die de OR heeft geleverd.
Behandelde adviesaanvragen
Welke adviesaanvragen heeft de OR ontvangen van de bestuurder? Wat was het standpunt van de OR en wat is er met het advies gedaan? Het adviesrecht is een van de belangrijkste bevoegdheden van de OR, dus dit hoort altijd in het jaarverslag thuis.
Behandelde instemmingsaanvragen
Welke instemmingsaanvragen heeft de OR behandeld op grond van artikel 27 WOR? Heeft de OR ingestemd, geweigerd of voorwaarden gesteld? Wat was het resultaat? Dit geeft de achterban inzicht in de concrete invloed die de OR heeft uitgeoefend op het personeelsbeleid.
Initiatieven van de OR zelf
Heeft de OR zelf onderwerpen aangedragen bij de bestuurder via het initiatiefrecht? Heeft de OR informatie opgevraagd of onderzoek laten doen? Dit laat zien dat de OR niet alleen reactief is, maar ook proactief bijdraagt aan de organisatie.
Contact met de achterban
Op welke momenten heeft de OR contact gehad met collega’s? Denk aan bijeenkomsten, enquêtes, intranetberichten of informele gesprekken op de werkvloer. Een OR die goed verbonden is met de achterban, is een sterke OR.
Scholing en ontwikkeling
Welke OR trainingen, cursussen of opleidingen hebben de OR leden gevolgd? Scholing is een wettelijk recht van OR leden op grond van artikel 18 WOR. Door dit te vermelden in het jaarverslag laat je zien dat de OR investeert in kwaliteit.
Blik vooruit
Wat zijn de prioriteiten voor het komende jaar? Welke onderwerpen staan op de agenda? Wat verwacht de OR van de bestuurder en wat mogen collega’s van de OR verwachten? Vooruitkijken maakt het jaarverslag levend en relevant.
Hoe lang moet een OR jaarverslag zijn?
Er is geen wettelijke eis aan de lengte. Wat telt is dat het jaarverslag volledig, leesbaar en eerlijk is. Een te kort jaarverslag wekt de indruk dat de OR weinig heeft gedaan. Een te lang jaarverslag leest niemand. Twee tot vier pagina’s is voor de meeste OR teams een goede richtlijn, maar dat hangt af van de grootte van de organisatie en het aantal onderwerpen dat de OR heeft behandeld.
Het OR jaarverslag als communicatiemiddel
Een jaarverslag is meer dan een verantwoordingsdocument, het is een kans om de OR op de kaart te zetten in de organisatie. Gebruik het actief.
Bespreek het jaarverslag met collega’s in plaats van het alleen te publiceren op intranet. Organiseer een kort gesprek per afdeling, stuur een samenvatting via e-mail of hang een poster op met de belangrijkste resultaten. Zo haal je ook input op voor het komende jaar: wat vinden collega’s belangrijk en wat verwachten zij van de OR?
Maak het jaarverslag aantrekkelijk
Er staat nergens dat een OR jaarverslag saai moet zijn. Een paar ideeën om het toegankelijker te maken:
Gebruik een infographic om het aantal vergaderingen, behandelde onderwerpen en bereikte resultaten visueel te maken. Maak een korte videoboodschap van de voorzitter voor alle medewerkers. Voeg citaten toe van OR leden of collega’s. Gebruik foto’s van vergaderingen, werkbezoeken of overleg met de bestuurder. Schrijf in gewone, begrijpelijke taal en vermijd jargon.
Een aantrekkelijk jaarverslag wordt vaker gelezen, beter onthouden en versterkt het imago van de OR in de organisatie.
Wanneer maak je het jaarverslag?
Het jaarverslag wordt in de regel aan het einde van het OR jaar opgesteld, dus na afloop van de zittingstermijn of aan het eind van het kalenderjaar. In het OR reglement staat wanneer en hoe het jaarverslag bekend wordt gemaakt. Zorg dat de secretaris de informatie gedurende het jaar bijhoudt, dan is het schrijven van het jaarverslag geen zware klus maar een kwestie van samenvoegen en redigeren.
OR jaarverslag en OR training
Als OR team goed communiceren over het werk dat jullie doen, is een vaardigheid die je kunt leren. In de OR trainingen van Danthe besteden we aandacht aan communicatie met de achterban, het schrijven van OR adviezen en het versterken van de positie van de OR in de organisatie. Wil je weten wat een OR training voor jullie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op.
Tip! Stel iemand binnen het OR team verantwoordelijk voor het bijhouden van een logboek gedurende het jaar. Noteer vergaderingen, besluiten en contactmomenten terwijl ze plaatsvinden. Dat maakt het schrijven van het jaarverslag aan het einde van het jaar veel eenvoudiger.
Tip! Er staat nergens dat het jaarverslag saai moet zijn!
Deze tips en tricks en veel meer komen ook langs in onze basistrainingen.